Afdelingen & teams
Met groepen deelt u uw medewerkers in per afdeling of team. Dit maakt de kalender overzichtelijker, zorgt voor gerichte filtering en stelt u in staat om verlofregels en roosterzichtbaarheid per groep in te stellen.
Organiseer medewerkers in groepen met eigen instellingen
Klantenservice
Eerstelijns klantcontact en support
Instellingen
Leden
Wat zijn groepen?
Een groep is een afdeling, ploeg of team binnen uw organisatie. Elke groep heeft een naam, een optionele beschrijving en eigen instellingen voor verlof en roosterzichtbaarheid. Medewerkers kunnen lid zijn van één groep tegelijk.
Kalender filteren
Bekijk de kalender per groep om alleen de diensten van die afdeling te tonen.
Verlofslots
Beperk hoeveel teamleden tegelijk verlof mogen hebben en automatiseer de goedkeuring.
Roosterzichtbaarheid
Kies of het rooster van een groep zichtbaar is voor iedereen of alleen voor de leden zelf.
Een groep aanmaken
-
1
Ga naar Groepen
Open het navigatiemenu en klik op Groepen. Klik rechtsboven op + Nieuwe groep.
-
2
Vul naam en beschrijving in
Geef de groep een herkenbare naam (bijv. Klantenservice) en optioneel een korte beschrijving die duidelijk maakt wat het team doet.
-
3
Stel de groepsinstellingen in
Nadat de groep is aangemaakt, selecteert u hem in de lijst en configureert u de verlofslots en roosterzichtbaarheid via het rechterpaneel.
-
4
Medewerkers toevoegen
Voeg medewerkers toe via het ledenblok in het rechterpaneel, of wijs een groep al toe bij het versturen van een uitnodiging.
Verlofslots instellen
Met verlofslots bepaalt u het maximale aantal teamleden dat gelijktijdig op verlof mag zijn. Roosterflow gebruikt dit voor automatische goedkeuring: als het aantal actieve verloven onder het ingestelde maximum blijft, wordt een nieuwe aanvraag automatisch goedgekeurd.
Roosterzichtbaarheid
Per groep stelt u in wie het rooster van die groep mag zien. Er zijn twee opties:
Iedereen
Alle medewerkers in de organisatie kunnen de diensten van deze groep zien in de kalender. Dit is de standaardinstelling.
Alleen groepsleden
Alleen leden van deze groep (en planners) kunnen de diensten zien. Handig voor teams met vertrouwelijke roosters of aparte ploegen.
Planners zien altijd alle groepen en diensten, ongeacht de zichtbaarheidsinstelling.
Leden beheren
In het rechterpaneel ziet u een lijst van alle huidige leden. U kunt:
- person_add Medewerker toevoegen — selecteer een medewerker uit de dropdown en klik op Toevoegen. Als de medewerker al in een andere groep zit, wordt hij of zij automatisch overgeplaatst; toekomstige diensten worden herverdeeld naar de nieuwe groep.
- close Medewerker verwijderen — klik op het kruisje naast de naam om de medewerker uit de groep te halen. De medewerker blijft actief in de organisatie, maar heeft geen groep meer.
Een medewerker kan maar in één groep tegelijk zitten. Bij overplaatsing worden toekomstige diensten automatisch gekoppeld aan de nieuwe groep.
Medewerkers zonder groep
Medewerkers die aan geen enkele groep zijn toegewezen, zien in de kalender de diensten van alle groepen waarvan de zichtbaarheid op Iedereen staat. Voor de verlofgoedkeuring geldt dan de organisatiebrede instelling (zie Verlofaanvragen).
Best practices
Maak groepen op operationeel niveau, niet op functietitelniveau
Deel medewerkers in op basis van hoe u plant — wie werkt samen in hetzelfde rooster? Een groep Bediening is zinvoller dan losse groepen Serveerster en Ober. Minder groepen betekent minder beheer.
Stel verlofslots in als uw team niet zonder bezetting kan
Teams waarbij altijd minimaal X mensen aanwezig moeten zijn — zoals een receptie, keuken of operatiecentrum — profiteren het meest van verlofslots. U hoeft dan minder handmatig te checken; Roosterflow grijpt in voordat de bezetting te laag wordt.
Gebruik "Alleen groepsleden" voor ploegen die onafhankelijk werken
Werkt u met dag- en nachtploegen, of met een externe detacheerder die zijn eigen team heeft? Stel de zichtbaarheid in op Alleen groepsleden. Zo ziet de dagploeg niet het rooster van de nachtploeg, wat de overzichtelijkheid ten goede komt.
Gebruik de beschrijving als geheugensteuntje
Vul altijd een korte beschrijving in, zoals "Eerstelijns klantcontact, ma–vr 08:00–18:00". Dit helpt nieuwe planners snel begrijpen welk team het is en welke regels erop van toepassing zijn.
Voorbeeldindelingen
Hieronder ziet u drie veelvoorkomende indelingen als inspiratie. Pas de namen en aantallen aan op uw eigen situatie.
Horeca / restaurant
IT / klantenservice
Zorg / klein team (< 10 medewerkers)