Diensten aanmaken
Als planner beheert u alle diensten in de kalender. U kunt diensten aanmaken, aanpassen en verwijderen voor elke medewerker in uw organisatie. Roosterflow controleert automatisch op tijdconflicten en daglimieten en publiceert een dienst direct zodra u opslaat.
Nieuwe dienst
Dienst toevoegen voor een medewerker
Een dienst aanmaken
Er zijn twee manieren om het formulier te openen:
Knop in de werkbalk
Klik op + Nieuwe dienst rechtsboven in de kalender. Alle velden zijn leeg — u kiest zelf de medewerker, datum en tijden.
Klik op een lege cel
Klik direct op een lege cel in de weekweergave. De medewerker en datum worden automatisch vooringevuld op basis van de cel waarop u klikte — u hoeft alleen de categorie en tijden te kiezen.
Velden in het formulier
| Veld | Toelichting |
|---|---|
| Medewerker | De medewerker voor wie de dienst wordt aangemaakt. Enkel medewerkers uit uw organisatie zijn selecteerbaar. |
| Categorie | Het type dienst (bijv. Werken, Bereikbaarheid). Bepaalt de kleur, ruilbaarheid en eventuele goedkeuringseis. Categorieën die niet van toepassing zijn op de gekozen medewerker worden automatisch verborgen. |
| Datum | De dag waarop de dienst plaatsvindt. Voor nachtdiensten of meerdaagse diensten stelt u ook een einddatum in. |
| Tijden | Begin- en eindtijd. Vink "Hele dag" aan voor diensten zonder vaste tijden (bijv. een vrije dag of vakantievermelding). |
| Notitie | Optionele toelichting zichtbaar voor de medewerker en andere planners. Gebruik dit voor bijzonderheden zoals "Vergeet de sleutels niet" of een specifieke locatie. |
Categorieën met goedkeuring
Wanneer u een dienst aanmaakt met een categorie die goedkeuring vereist (zoals Vakantie), wordt er automatisch een verlofaanvraag aangemaakt in plaats van een directe dienst. De dienst verschijnt dan als in behandeling in de kalender totdat de aanvraag wordt goedgekeurd.
Aanvraag staat open
De dienst is aangemaakt maar nog niet actief. De medewerker en u als planner kunnen de status volgen via de verlofaanvragenpagina.
Direct goedkeuren
Als planner kunt u de aanvraag meteen goedkeuren via de verlofaanvragenpagina — de dienst verschijnt dan direct in de kalender.
Of een dienst altijd goedkeuring vereist, is instelbaar per categorie via Instellingen → Dienst categorieën. Zie ook de dienstcategorieën-pagina voor de drietrapscascade.
Conflicten en daglimieten
Roosterflow controleert twee regels bij het aanmaken of bewerken van een dienst:
Tijdoverlap — geblokkeerd
Een medewerker kan geen twee diensten met overlappende tijden op dezelfde dag hebben. Roosterflow weigert het opslaan en toont een foutmelding. Pas de tijden aan of verwijder de conflicterende dienst eerst.
Daglimiet per categorie — waarschuwing
Als een categorie een maximum heeft (organisatiebreed of per groep), toont Roosterflow een waarschuwing wanneer dat maximum bereikt is. De dienst wordt niet automatisch geblokkeerd — u beslist zelf of u doorgaat.
Dienst bewerken of verwijderen
Klik op een bestaande dienst in de kalender om het detailvenster te openen. Van hieruit kunt u de dienst bewerken of verwijderen.
Bewerken
Pas tijd, categorie, datum of notitie aan en sla op. Let op: als er een openstaand ruilverzoek is voor deze dienst, wordt dat bij een tijdswijziging automatisch geannuleerd en krijgen de betrokken medewerkers een melding.
Verwijderen
De dienst wordt definitief verwijderd uit de kalender. Openstaande ruilverzoeken worden automatisch geannuleerd en betrokken medewerkers ontvangen een notificatie. Historische verlofregistraties blijven bewaard.
Auto-gegenereerde werkroosterdiensten
Wanneer een medewerker zijn standaard werkrooster heeft ingesteld, genereert Roosterflow automatisch echte diensten (categorie "Werken") voor de komende 3 maanden. Deze diensten zijn zichtbaar in de kalender met een auto-gegenereerd-markering.
Klikken opent het formulier voor een nieuwe dienst
Als u op een auto-gegenereerde dienst klikt, opent het formulier voor een nieuwe handmatige dienst — met datum, medewerker en tijden al vooringevuld vanuit het werkrooster. De auto-gegenereerde dienst verdwijnt zodra u opslaat.
Worden overgeslagen bij bestaande diensten
Roosterflow genereert geen werkroosterdienst voor een dag waarop al een dienst of openstaande verlofaanvraag staat. Bestaande planning gaat altijd voor.
Hergeneratie bij wijziging werkrooster
Wijzigt een medewerker zijn werkrooster in het profiel, dan worden toekomstige ongewijzigde auto-gegenereerde diensten verwijderd en opnieuw aangemaakt op basis van het nieuwe rooster.
Best practices
Klik op de cel voor snelheid
Bij het vullen van een week is het klikken op lege cellen sneller dan de knop rechtsboven — medewerker en datum zijn al vooringevuld en u hoeft alleen de categorie en tijden te kiezen.
Gebruik auto-gegenereerde diensten als startpunt
Laat medewerkers hun standaard werkrooster invullen bij het aanmaken van hun profiel. Roosterflow genereert dan automatisch diensten voor de komende 3 maanden. U kunt ze één voor één omzetten naar handmatige diensten door erop te klikken, of meerdere tegelijk via de selectiemodus.
Gebruik notities voor uitzonderingen
De notitie is zichtbaar voor de medewerker. Gebruik het voor afwijkende locaties, specifieke instructies of bijzonderheden voor die dag — zo staat alle relevante context bij de dienst zelf.
Stel categorieën in vóór het inplannen
Maak eerst uw dienstcategorieën aan via Instellingen voordat u begint met inplannen. Eenmaal gebruikte categorieën kunt u niet meer verwijderen zolang er diensten aan gekoppeld zijn — goed nadenken over de categoriestructuur voorkomt later werk.
Nachtdiensten: gebruik de einddatum
Voor diensten die na middernacht eindigen (bijv. 22:00 – 06:00), stel de begindatum in op de avond en de einddatum op de volgende ochtend. Roosterflow rekent de duur correct uit en toont de dienst op de juiste dag in de kalender.
Veelvoorkomende scenario's
Hoe u Roosterflow gebruikt verschilt per type dienst. Hieronder staan drie veel voorkomende situaties uitgewerkt.
Reguliere werkdag inplannen
- 1.Klik op de lege cel van de medewerker op de gewenste dag.
- 2.Kies categorie Werken.
- 3.Stel begin- en eindtijd in (bijv. 09:00 – 17:30).
- 4.Klik Opslaan — de dienst verschijnt direct in de kalender.
Vakantie registreren (goedkeuring vereist)
- 1.Klik op + Nieuwe dienst en selecteer de medewerker.
- 2.Kies categorie Vakantie en vink Hele dag aan.
- 3.Stel begin- en einddatum in voor de volledige vakantieperiode.
- 4.Na het opslaan wordt er een verlofaanvraag aangemaakt. Ga naar Verlofaanvragen om deze goed te keuren.
Nachtdienst aanmaken (over middernacht)
- 1.Klik op de cel van de medewerker op de avond van de dienst.
- 2.Kies de gewenste categorie en stel de begintijd in (bijv. 22:00).
- 3.Stel de eindtijd in op 06:00 én wijzig de einddatum naar de volgende dag. De einddatum staat standaard gelijk aan de begindatum — vergeet u dit te wijzigen, dan krijgt u een foutmelding.
- 4.Roosterflow rekent de duur correct uit en toont de dienst op de juiste dag in de kalender.
Gerelateerde artikelen
De kalender
Navigeren, filteren en weergaven.
Dienstcategorieën
Goedkeuringsregels en ruilbaarheid instellen.
Verlofaanvragen
Aanvragen goedkeuren of afwijzen.
Profiel & werkrooster
Hoe medewerkers hun werkrooster instellen.