Dienstcategorieën
Dienstcategorieën zijn de bouwstenen van uw rooster. Ze bepalen welk type dienst wordt ingepland — zoals Werken, Bereikbaarheid of Vakantie — en welke regels daarvoor gelden. Elke dienst die u aanmaakt krijgt een categorie, die de kleur, het gedrag en de zichtbaarheid bepaalt.
Aangepaste categorieën zijn een aanvulling op de standaarden
Standaard categorieën
Werken
work · systeem
Bereikbaarheid
oncall · systeem
Vakantie
vacation · systeem
Ziek
sick · systeem
Vrij
off · systeem
Feestdag
holiday · systeem
Aangepaste categorieën
Nachtdienst
night · goedkeuring vereist
Bijz. verlof
special · goedkeuring vereist
Standaard versus aangepaste categorieën
Roosterflow maakt onderscheid tussen twee soorten categorieën:
Standaard categorieën
Ingebouwde categorieën zoals Werken, Vakantie en Ziek. Ze zijn altijd beschikbaar en kunnen niet worden verwijderd, maar u kunt sommige instellingen (zoals goedkeuringseis) aanpassen.
Aangepaste categorieën
Categorieën die u zelf aanmaakt voor uw organisatie — zoals Nachtdienst, Bijzonder verlof of Consignatiedienst. U bepaalt volledig de naam, kleur, het pictogram en alle regels.
Instellingen per categorie
Naam, kleur & pictogram
De naam en kleur verschijnen in de kalender en op de medewerkerspagina. Een herkenbaar pictogram maakt het eenvoudig om diensten in één oogopslag te onderscheiden, ook zonder de naam te lezen.
Vereist goedkeuring
Wanneer ingeschakeld, worden verlofverzoeken van dit type altijd handmatig beoordeeld door een planner — ongeacht de verlofslots van de groep of de organisatiebrede instelling. Dit is de hoogste prioriteit in de drietrapscascade.
Ruilbaar
Bepaalt of diensten van dit type aangeboden kunnen worden voor een dienstruiling. Niet-ruilbare categorieën verschijnen niet in de lijst met beschikbare diensten bij een ruilverzoek. Vakantie en ziekteverlof zijn doorgaans niet ruilbaar.
Maximum per dag
Stel in hoeveel diensten van dit type er per dag maximaal aangemaakt mogen worden — zowel organisatiebreed als per groep afzonderlijk. Roosterflow toont een waarschuwing als het maximum bereikt is, zodat u voorkomt dat te veel medewerkers tegelijk hetzelfde type dienst hebben.
Een categorie aanmaken
- 1 Ga naar Instellingen → Dienst categorieën.
- 2 Klik op Nieuwe categorie rechtsboven.
- 3 Vul naam, kleur, pictogram en de gewenste opties in.
- 4 Klik op Opslaan. De categorie is direct beschikbaar bij het aanmaken van diensten.
Verwijderen heeft gevolgen. U kunt een aangepaste categorie verwijderen zolang er geen diensten aan gekoppeld zijn. Bestaande diensten blijven ongewijzigd als u een categorie verwijdert, maar ze kunnen niet meer worden gefilterd op die categorie.
Veelgebruikte categorieën
Dit zijn typische categorieën die veel organisaties gebruiken als startpunt:
Best practices
Gebruik onderscheidende kleuren
Kies kleuren die duidelijk van elkaar te onderscheiden zijn, ook voor mensen met kleurenblindheid. Vermijd te veel categorieën met vergelijkbare kleuren — de kalender wordt snel onoverzichtelijk.
Schakel goedkeuring in voor bijzondere categorieën
Verlof dat juridische consequenties heeft — zoals bijzonder verlof, langdurig zorgverlof of onbetaald verlof — schakel u altijd "vereist goedkeuring" in. Dat voorkomt dat het per ongeluk automatisch wordt goedgekeurd via de verlofslots van een groep.
Zet niet-ruilbare categorieën bewust uit
Verlof, ziekte en bijzonder verlof zijn vrijwel nooit ruilbaar — een zieke medewerker kan zijn dienst niet aanbieden. Schakel ruilbaarheid alleen in voor diensten waarbij vervanging logisch is, zoals reguliere werkdiensten.
Beperk het aantal categorieën
Meer dan tien categorieën maakt de kalender moeilijk leesbaar en verhoogt de kans op planfouten. Combineer gelijksoortige diensten in één categorie (bijv. alle soorten bereikbaarheidsdiensten onder "Bereikbaarheid") en gebruik de naam of beschrijving voor verdere specificatie.
Gebruik maximumlimieten voor schaarse diensten
Als een bepaald type dienst beperkt beschikbaar is (bijv. maximaal twee medewerkers op bereikbaarheid per dag), stel dan het dagmaximum in. Roosterflow waarschuwt de planner bij overschrijding, zodat u overbezetting eenvoudig voorkomt.
Voorbeeldindelingen per sector
Hieronder vindt u drie uitgewerkte categoriesets die als startpunt dienen voor veelvoorkomende sectoren.
Horeca & restaurant
Tip: zet het dagmaximum voor Avonddienst op het maximale aantal medewerkers dat uw keuken aankan. Zo voorkomt u dat u meer personeel inplant dan nodig.
IT-team & helpdesk
Tip: stel bij On-call actief een max van 1 per dag in zodat nooit twee medewerkers tegelijk de piketdienst hebben — dat helpt bij de facturaatieverantwoording.
Zorg & thuiszorg
Tip: gebruik verlofslots per groep om per team te regelen hoeveel medewerkers tegelijk vakantie mogen nemen. Combineer dit met goedkeuring voor Vakantie voor volledige controle.
Gerelateerde artikelen
Diensten aanmaken
Diensten inplannen met de juiste categorie.
Afdelingen & teams
Verlofslots per groep combineren met categorieën.
Verlofaanvragen
Hoe de goedkeuringscascade in de praktijk werkt.
Dienstruilingen
Hoe ruilbaarheid van categorieën werkt.