manage_accounts Voor planners person Voor medewerkers

Verlofaanvragen beheren

Medewerkers dienen verlofaanvragen in vanuit de kalender of via de aanvragenpagina. Als planner ziet u alle aanvragen van uw organisatie op één plek, kunt u ze goedkeuren of afwijzen en kunt u verlofbalansen per medewerker bijhouden.

De aanvragenpagina openen

Klik op Aanvragen in het navigatiemenu. De pagina is verdeeld in drie tabbladen: Wachtend, Goedgekeurd en Afgewezen. Het getal achter Wachtend toont het totaal van openstaande verlof- én ruilverzoeken.

app.roosterflow.nl/requests

calendar_month

people

swap_horiz

bar_chart

settings

Wachtend (3)

Goedgekeurd

Afgewezen

balance Verlofsaldi

Medewerker	Type	Periode	Reden	Status	Acties
DB D. Bakker	Vakantie	14 apr – 18 apr 2026	Zomervakantie	Wachtend	Goedkeuren Afwijzen
LJ L. Janssen	Bijz. verlof	21 apr 2026	—	Wachtend	Goedkeuren Afwijzen
MV M. Vermeulen	Vakantie	5 mei – 9 mei 2026	Lang weekend	Wachtend	Goedkeuren Afwijzen

Per aanvraag ziet u de naam van de medewerker, het verloftype (categorie), de aangevraagde periode, een eventuele reden en de huidige status.

Statusoverzicht

Wachtend

De aanvraag wacht op goedkeuring van een planner. De medewerker heeft nog geen definitieve bevestiging ontvangen.

Goedgekeurd

De aanvraag is goedgekeurd. Er is automatisch een verlofblok aangemaakt in de kalender.

Afgewezen

De aanvraag is afgewezen. De optionele afwijzingsreden is zichtbaar voor de medewerker.

Geannuleerd

De medewerker of een planner heeft de aanvraag ingetrokken voordat deze werd goedgekeurd.

Goedkeuren of afwijzen

Op het tabblad Wachtend staan naast elke aanvraag twee knoppen: Goedkeuren en Afwijzen.

check_circle

Goedkeuren

De aanvraag krijgt de status Goedgekeurd en er wordt automatisch een verlofblok in de kalender aangemaakt voor de aangevraagde periode. De medewerker ontvangt een notificatie.

cancel

Afwijzen

Er opent een klein venster waar u een optionele afwijzingsreden kunt invullen (max. 500 tekens). De reden is zichtbaar voor de medewerker. De medewerker ontvangt een notificatie.

info

Eenmaal goedgekeurde aanvragen kunnen alleen worden teruggedraaid door het bijbehorende verlofblok in de kalender te verwijderen. De aanvraag krijgt daarna de status Geannuleerd.

Automatische goedkeuring

Niet alle aanvragen komen als Wachtend binnen. Afhankelijk van uw instellingen kan een aanvraag direct worden goedgekeurd. Roosterflow controleert de volgende regels op volgorde:

1

Categorie vereist altijd goedkeuring

Als de dienstcategorie is ingesteld op vereist goedkeuring, gaat de aanvraag altijd naar een planner — ongeacht andere instellingen. Dit is de sterkste regel.
2

Verlofslots per groep

Als de groep verlofslots heeft ingesteld, controleert Roosterflow hoeveel medewerkers tegelijk al verlof hebben (goedgekeurd + wachtend). Is er nog ruimte, dan wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd. Is het maximum bereikt, dan gaat de aanvraag naar een planner.
3

Organisatiebrede instelling

Als geen van de bovenstaande regels van toepassing is, geldt de instelling op organisatieniveau. U kunt kiezen voor altijd handmatig goedkeuren of altijd automatisch goedkeuren.

lightbulb

Tip: Gebruik de categorieinstelling vereist goedkeuring voor bijzonder verlof (bijv. zorgverlof, calamiteitenverlof) en laat reguliere vakantie via de groepsslots of automatisch verlopen.

Conflicten in de kalender

Wanneer u een verlofaanvraag beoordeelt, toont Roosterflow of er overlappende verlofperiodes zijn voor andere teamleden. Zo ziet u direct of goedkeuring de bezetting in gevaar brengt.

group_off

Overlappend verlof

Een andere medewerker uit hetzelfde team heeft in (een deel van) dezelfde periode al verlof staan. Het is ter beoordeling van de planner of dit een probleem vormt.

event_busy

Bestaande dienst

Als de medewerker al diensten heeft ingepland in de aangevraagde periode, worden die weergegeven als conflict. Na goedkeuring blijven de diensten staan — de planner bepaalt of die verwijderd moeten worden.

Verlofbalansen

Via de knop Verlofsaldi (rechtsboven op de aanvragenpagina) beheert u de verlofbalansen per medewerker. Hier kunt u handmatig het aantal beschikbare verlofdagen instellen of aanpassen.

check_circle Stel per medewerker het saldo in voor het lopende jaar (bijv. 25 vakantiedagen).

check_circle Goedgekeurde verlofaanvragen worden automatisch afgetrokken van het saldo.

check_circle Medewerkers kunnen hun eigen saldo inzien in het profiel.

info

Verlofbalansen zijn een Pro-functie. Op het gratis abonnement zijn verlofsaldi niet beschikbaar.

Ruilverzoeken

Naast verlofaanvragen verschijnen op dezelfde pagina ook ruilverzoeken — aanvragen waarbij twee medewerkers elkaars dienst willen overnemen. Ruilverzoeken staan onder de verlofaanvragen op elk tabblad.

Actie	Wie kan dit doen?
Ruilverzoek goedkeuren	Medewerker die het verzoek ontvangt, of een planner
Ruilverzoek afwijzen	Medewerker die het verzoek ontvangt, of een planner
Ruilverzoek annuleren	Medewerker die het verzoek heeft ingestuurd, of een planner

Als een dienstcategorie het ruilen niet toestaat (instelling Ruilbaar staat uit), kan er geen ruilverzoek worden ingediend voor diensten van dat type.

Een aanvraag annuleren

Zolang een aanvraag de status Wachtend heeft, kan deze worden geannuleerd door de medewerker zelf of door een planner. Na annulering verschijnt de aanvraag niet meer in de kalender.

warning

Reeds goedgekeurde aanvragen kunnen niet direct worden geannuleerd. U moet het bijbehorende verlofblok in de kalender verwijderen. De aanvraag krijgt daarna automatisch de status Geannuleerd.

Best practices

event_available

Verlofslots instellen per groep

Stel op groepsniveau een maximum in voor gelijktijdig verlof. Zo voorkomt u dat de helft van uw team tegelijkertijd vrij neemt zonder dat u er handmatig naar hoeft te kijken.