Dienstruilingen
Met dienstruilingen kunnen medewerkers onderling van dienst wisselen zonder dat de planner elke wijziging handmatig hoeft door te voeren. De ontvanger beslist zelf of het voorstel voor hem of haar werkt — de planner blijft volledig op de hoogte via notificaties.
Hoe werkt een dienstruiling?
Een dienstruiling verloopt altijd in drie stappen: aanvragen, reageren en verwerken. Roosterflow handelt de agenda-aanpassing volledig automatisch af zodra de ontvanger akkoord gaat.
-
1
Aanvrager kiest een dienst en een kandidaat
De aanvrager selecteert één van zijn eigen toekomstige diensten en kiest vervolgens een dienst van een collega om mee te ruilen. Roosterflow toont alleen diensten die voldoen aan de regels (zie Beperkingen).
-
2
Ontvanger krijgt een melding en beslist
De collega ontvangt een notificatie in Roosterflow. Via de pagina Aanvragen kan de ontvanger het verzoek accepteren of afwijzen. Zolang het verzoek openstaat, zijn beide diensten vergrendeld voor nieuwe ruilverzoeken.
-
3
Automatische verwerking
Bij acceptatie worden de twee diensten direct omgewisseld in de kalender — de namen worden verwisseld, de tijden blijven ongewijzigd. De aanvrager ontvangt een bevestigingsnotificatie.
Een ruiling aanvragen
Zowel medewerkers als planners kunnen een dienstruiling initiëren. Planners kunnen ook namens een medewerker een verzoek indienen.
- 1 Ga naar de Kalender en klik op de dienst die u wilt ruilen.
- 2 Kies in het detailvenster de optie Dienst ruilen.
- 3 Roosterflow toont een lijst met geschikte kandidaatdiensten. Gebruik de filters om snel de juiste dienst te vinden (zie Filters in de pop-up).
- 4 Selecteer een dienst, voeg optioneel een toelichting toe en klik op Verzoek versturen. De ontvanger ontvangt direct een notificatie.
Filters in de pop-up
De ruilpop-up toont automatisch tot 100 kandidaatdiensten. Om snel de juiste te vinden zijn er twee filters beschikbaar.
Dienst ruilen
Kies een dienst van een collega om mee te ruilen
Uw dienst
3 van 8 diensten
Zoek medewerker
Typ (een deel van) de naam van een collega. De lijst filtert direct mee terwijl u typt.
Zelfde categorie
Vink dit vakje aan om alleen diensten van hetzelfde type te tonen — bijv. enkel Werken bij een Werken-dienst. Standaard ingeschakeld.
Boven de lijst staat het aantal zichtbare resultaten, bijv. 3 van 8 diensten. Kandidaten met dezelfde categorie als uw dienst verschijnen altijd bovenaan; daarna gesorteerd op de dichtstbijzijnde datum.
Reageren op een verzoek
Als u een ruilverzoek ontvangt, verschijnt er een notificatie in Roosterflow. Open de pagina Aanvragen via het menu om te reageren.
Alleen de ontvanger van het verzoek kan accepteren of afwijzen. Planners kunnen het verzoek intrekken namens de aanvrager, maar kunnen niet namens de ontvanger accepteren of afwijzen.
Toelichting meesturen
Bij het aanmaken van een ruilverzoek kunt u een optionele toelichting invullen — bijv. de reden waarom u wilt ruilen. Deze toelichting is zichtbaar voor de ontvanger en voor planners in het overzicht op de pagina Aanvragen. Zo is in één oogopslag duidelijk waarom een verzoek is ingediend.
Een verzoek intrekken
Zolang een verzoek de status Wachtend heeft, kan het worden ingetrokken via de knop Annuleren in de tabel:
- Medewerker (aanvrager) — kan alleen zijn eigen openstaande verzoeken annuleren.
- Planner — kan elk openstaand verzoek in de organisatie annuleren, ongeacht wie de aanvrager is.
Na annulering ontvangt de ontvanger een notificatie en zijn beide diensten opnieuw beschikbaar voor nieuwe ruilverzoeken.
Statusoverzicht
Het verzoek is verzonden en wacht op een reactie van de ontvanger. Beide diensten zijn vergrendeld.
De ruiling is verwerkt. De diensten zijn omgewisseld in de kalender.
De ontvanger heeft het verzoek afgewezen. De diensten zijn ongewijzigd.
De aanvrager of een planner heeft het verzoek ingetrokken voordat de ontvanger reageerde.
Regels & beperkingen
Roosterflow controleert een reeks regels voordat een ruilverzoek wordt aangemaakt of geaccepteerd. Dit voorkomt conflicten in de kalender.
- rule Alleen toekomstige diensten — diensten in het verleden kunnen niet worden geruild.
- rule Categorie moet ruiling toestaan — in de instellingen van een dienstcategorie bepaalt de planner of die categorie ruilbaar is. Diensten van niet-ruilbare categorieën verschijnen niet als kandidaat.
- rule Zelfde type — een dienst met vaste tijden kan alleen worden geruild met een andere dienst met vaste tijden. Een dagdienst (hele dag) alleen met een andere dagdienst.
- rule Geen overlap bij acceptatie — bij het accepteren controleert Roosterflow of de nieuwe dienst niet conflicteert met andere ingeplande diensten van de ontvanger. Is dat wel het geval, dan wordt de acceptatie geweigerd.
- rule Één openstaand verzoek per dienst — een dienst kan niet in twee gelijktijdige ruilverzoeken voorkomen.
Dienstruilingen als planner
Planners hebben aanvullende mogelijkheden ten opzichte van medewerkers:
- Een ruilverzoek aanmaken namens een medewerker — handig als een medewerker geen toegang heeft of als u de ruiling zelf wilt initiëren. De medewerker ontvangt automatisch een notificatie dat er een verzoek voor hem of haar is aangemaakt.
- Elk openstaand verzoek in de organisatie annuleren — niet alleen verzoeken van de aanvrager zelf, maar elk Wachtend verzoek.
- Alle dienstruilingen van de organisatie bekijken in het overzicht op de pagina Aanvragen, inclusief de eventuele toelichting van de aanvrager.
Planners kunnen niet accepteren of afwijzen namens de ontvanger. Alleen de medewerker die het verzoek ontving kan dat doen. Dit waarborgt dat de ruiling altijd met instemming van beide partijen verloopt.
Gerelateerde artikelen
De kalender
Week-, dag- en maandweergave.
Verlofaanvragen
Binnenkort beschikbaar.