manage_accounts Voor planners

Medewerkers uitnodigen

Medewerkers krijgen toegang tot Roosterflow via een persoonlijke e-mailuitnodiging van de planner. Ze melden zich niet zelf aan — de uitnodigingslink is de enige manier om een account aan te maken als medewerker. Na acceptatie richten ze zelf hun profiel en werkrooster in.

warning

Medewerkers registreren zich nooit zelf. De reguliere registratiepagina is uitsluitend bedoeld voor planners die een nieuwe organisatie aanmaken. Stuur uw medewerkers geen link naar de registratiepagina — stuur ze altijd een uitnodiging vanuit de app.

lock app.roosterflow.nl/employees

event_note

grid_view

calendar_month

pending_actions

people

Medewerkers 4 leden · 1 wachtend

Naam	Rol	Groep
AJ Anna Jansen	Planner	Klantenservice	arrow_forward
BV B. de Vries	Medewerker	Klantenservice	arrow_forward
CP C. Peters	Medewerker	IT Operations	arrow_forward
DB D. Bakker	Medewerker	Nachtploeg	arrow_forward

Openstaande uitnodigingen

mail

E. Smits

e.smits@example.com

arrow_forward

Medewerker uitnodigen

Naam

F. Willems

E-mailadres

f.willems@example.com

Groep (optioneel)

Klantenservice expand_more

Een uitnodiging versturen

1

Ga naar Medewerkers

Klik in de navigatie op Medewerkers. U ziet het overzicht van actieve medewerkers en eventuele openstaande uitnodigingen.
2

Klik op Uitnodigen

Klik op de knop Uitnodigen rechtsboven. Er verschijnt een modaal venster.
3

Vul naam en e-mailadres in

Voer de naam en het e-mailadres van de medewerker in. Het e-mailadres moet uniek zijn — het mag nog niet gekoppeld zijn aan een bestaand account in uw organisatie.
4

Optioneel: groep instellen

Wijs de medewerker direct toe aan een groep (afdeling of team). De medewerker wordt na acceptatie automatisch aan die groep toegevoegd. U kunt dit later nog wijzigen via de medewerkerspagina of groepsbeheer.
5

Verstuur de uitnodiging

Klik op Uitnodiging sturen. De medewerker ontvangt direct een e-mail met een persoonlijke acceptatielink. De uitnodiging is 7 dagen geldig.

Wat de medewerker ziet

De medewerker klikt op de persoonlijke link in de e-mail en doorloopt drie stappen:

Account aanmaken

De medewerker ziet zijn naam en e-mailadres al ingevuld (van de uitnodiging). Hij stelt een wachtwoord in en activeert het account met Account aanmaken & deelnemen.

Profiel invullen

Geboortedatum, contracturen per week en voorkeurstaal. Deze gegevens zijn zichtbaar voor planners en worden gebruikt voor rapporten.

Standaard werkrooster instellen

Per dag van de week geeft de medewerker aan of hij werkt en van welke tot welke tijd. Op basis hiervan genereert Roosterflow automatisch diensten voor de komende 3 maanden, zichtbaar in de kalender met een auto-gegenereerd-markering.

info

Na het doorlopen van de instelprocedure wordt de medewerker direct doorgestuurd naar de app en is hij zichtbaar in uw medewerkersoverzicht.

Openstaande uitnodigingen beheren

Op de medewerkerspagina verschijnen openstaande uitnodigingen in een apart blok onder het medewerkersoverzicht, met een Wachtend-badge en de resterende geldigheidsduur. Klik op een uitnodiging om de beheeropties te openen.

refresh

Opnieuw versturen

De medewerker heeft de e-mail niet ontvangen of de link is verlopen? Klik op Opnieuw versturen. De geldigheidsduur wordt verlengd naar 7 dagen vanaf dat moment en er wordt een nieuwe e-mail verstuurd.

edit

Naam of groep aanpassen

U kunt de naam en groepsindeling van een openstaande uitnodiging nog wijzigen totdat de medewerker accepteert. Het e-mailadres kan niet worden gewijzigd — trek de uitnodiging in en verstuur een nieuwe als het adres fout is.

delete

Uitnodiging intrekken

Annuleer een uitnodiging die u niet meer wilt. De link wordt per direct ongeldig en de seat wordt vrijgegeven. Gebruik dit ook als u per ongeluk het verkeerde e-mailadres heeft ingevuld.

Seats en abonnementslimieten

Het aantal medewerkers dat u kunt toevoegen is afhankelijk van uw abonnement. Roosterflow telt zowel actieve medewerkers als openstaande uitnodigingen mee als bezette seats.

Situatie

Telt als seat?

Actieve medewerker

Openstaande uitnodiging

Verlopen uitnodiging

Nee — verloopt automatisch

Ingetrokken uitnodiging

Nee

warning

Als uw organisatie de seatslimiet heeft bereikt, kunt u geen nieuwe uitnodigingen versturen. Maak een seat vrij door een openstaande uitnodiging in te trekken of een medewerker te verwijderen, of upgrade uw abonnement.

Best practices

group_add

Wijs direct een groep toe

Stel de groep al in bij de uitnodiging. De medewerker wordt dan direct na acceptatie ingepland in de juiste afdeling en valt meteen onder de verlofregels van die groep.

schedule_send

Stuur uitnodigingen voor aanvang

Nodig medewerkers bij voorkeur een week voor hun startdatum uit. Zo hebben ze tijd om hun profiel en werkrooster in te richten, en kunt u direct diensten voor hen inplannen.

checklist

Controleer openstaande uitnodigingen

Verlopen uitnodigingen tellen niet meer als bezette seat, maar de medewerker heeft dan ook geen toegang. Check periodiek de status en stuur indien nodig opnieuw. U ziet in één oogopslag hoeveel uitnodigingen nog openstaan via de teller bovenin de medewerkerspagina.

manage_accounts

Promoveer tot planner via medewerkersbeheer

Uitgenodigde medewerkers krijgen altijd de rol Medewerker. Wilt u iemand als planner toevoegen? Nodig hem uit als medewerker en verhoog daarna de rol via Medewerkers beheren.